Rapprocher les factures fournisseurs
Inventorier les factures reçues, comparer chaque ligne aux commandes et aux tarifs prouvés, puis valider les écarts sans appliquer un coût à l’aveugle.
À quoi sert cet écran ?
Conserver le document fournisseur original et sa preuve d’origine.
Distinguer les commandes clients, les achats directs, les factures complémentaires et les avoirs.
Comparer quantité et prix facturés aux preuves disponibles avant toute mise à jour d’un coût d’achat.
Consulter ou prévisualiser ne signifie pas nécessairement enregistrer, publier ou déclencher une action externe.
Ce que vous pouvez y faire
Inventorier les nouveaux documents reçus.
Rattraper une période historique sans appliquer les résultats.
Lire les écarts de quantité, de prix et de document.
Valider un rapprochement après contrôle humain.
Consulter la synthèse mensuelle nette des avoirs.
Procédure recommandée
- 1
Lancez l’inventaire de la période puis attendez le retour visible de l’écran.
- 2
Vérifiez que chaque PDF original est archivé une seule fois avec son empreinte et son mois.
- 3
Contrôlez le type de document : facture, complément ou avoir. Un avoir diminue le total du mois et ne remplace jamais un prix d’achat catalogue.
- 4
Pour chaque commande fournisseur, comparez les références, les quantités et le prix de la fiche de commande authentifiée. Le tarif fournisseur daté constitue un second contrôle.
- 5
Traitez séparément les achats livrés à l’organisation sans commande client associée.
- 6
Ouvrez chaque anomalie. Une commande, une ligne ou un prix de preuve introuvable exige une relecture et ne doit pas être considéré comme conforme.
- 7
Validez uniquement le lot vérifié. Le prix d’achat produit, le port et l’éco-participation restent enregistrés séparément.
- 8
Relisez la synthèse mensuelle et vérifiez que les avoirs sont déduits, que les compléments sont ajoutés et que les écarts restent visibles.
Boutons, champs et éléments importants
| Élément | Type | À quoi sert-il ? | Effet attendu |
|---|---|---|---|
| Rattraper une période | Inventaire sans application | Recherche les documents de la période et prépare leur classement. | Archive les preuves et crée des lignes à relire ; aucun prix d’achat ni aucune écriture comptable n’est appliqué automatiquement. |
| Vérifier les nouveaux PDF | Contrôle | Ajoute les documents reçus depuis le dernier passage. | Ignore les doublons exacts grâce à l’empreinte du fichier et signale les révisions d’un même document. |
| Voir le registre | Consultation | Affiche le document, son état, sa période et les écarts détectés. | Ne modifie ni la facture ni les prix d’achat. |
| Valider le rapprochement | Action sensible | Accepte les preuves et les écarts explicitement relus. | Peut mettre à jour les coûts d’achat justifiés et alimenter le rapport mensuel ; les anomalies non reconnues bloquent l’application. |
États et messages possibles
Audit personnel requis
Le document est inventorié mais ses lignes n’ont pas encore été approuvées.
Ouvrir le PDF original, le détail fournisseur et les écarts avant toute validation.
Écart de prix
Le prix facturé dépasse la preuve de commande ou le tarif fournisseur disponible au-delà de la tolérance.
Vérifier la date et le périmètre du prix, puis demander une correction au fournisseur si l’écart est confirmé.
Preuve portail incomplète
La commande, la ligne ou le prix attendu n’a pas pu être relu dans le portail fournisseur.
Conserver le dossier à vérifier ; ne pas transformer l’absence de preuve en conformité.
Écart de quantité
La quantité facturée ou expédiée diffère de la quantité commandée.
Contrôler la réception et la commande client, puis choisir une régularisation tracée.
Avoir déduit
Le document négatif est enregistré dans le total net de la période.
Vérifier le document d’origine concerné ; ne pas utiliser l’avoir comme nouveau prix catalogue.
Points de vigilance
- Le prix du détail de commande fournisseur est la preuve prioritaire lorsqu’il correspond exactement à la commande et à la référence.
- Un tarif actuel publié après la facture est un indice utile, pas une preuve historique suffisante à lui seul.
- Ne fusionnez pas un achat direct de l’organisation avec la marge d’une commande client.
- Une relance d’inventaire doit être idempotente : elle ne doit ni dupliquer le PDF ni appliquer deux fois un document.
- Aucun paiement, remboursement ou message au fournisseur ne part depuis le rapprochement sans action humaine distincte.
Trois situations faciles à reconnaître
Ouvrez l’écran et lisez les informations. Tant que vous ne cliquez pas sur un bouton comme Enregistrer, Confirmer, Publier ou Envoyer, aucune action finale n’est lancée.
Suivez les étapes dans l’ordre et relisez le résultat annoncé par le dernier bouton avant de le valider.
Arrêtez-vous avant la validation. Vous pouvez revenir en arrière, fermer la fenêtre ou demander une vérification sans répéter l’action.